주주총회의사록공증 필수인가 선택인가

주주총회의사록공증 필수인가 선택인가

주주총회의사록공증은 법인이 주요 의사 결정을 공식적으로 문서화하고 이를 법적 효력을 갖춘 문서로 공인받는 절차다. 하지만 모든 법인이 이를 반드시 해야 하는 것은 아니다. 주주총회의사록공증의 필요성 여부는 법인의 종류, 자본금 규모, 그리고 특정 의결 사항에 따라 달라진다. 이번 글에서는 주주총회의사록공증의 개념과 필요성, 절차 및 유의사항 등을 종합적으로 알아본다.

주주총회의사록공증의 개념과 필요성

공증은 문서의 법적 증거력을 강화하기 위해 공증인이 이에 대한 인증을 부여하는 절차다. 주주총회의사록공증은 주주의 의결 사항을 기록한 문서를 공증하여 법률 분쟁에서 강력한 증거로 활용할 수 있도록 한다. 특히 법인 설립 시 발기인 총회 의사록 또는 벤처기업 여부에 따른 공증 필요성이 발생할 수 있다.

공증이 필요한 대표적인 경우는 다음과 같다.

자본금 10억 원 이상인 주식회사의 경우 상법에 따라 반드시 주주총회의사록공증이 요구된다.
정관 변경, 합병, 분할 등 중요한 사항을 결정할 때 공증을 받으면 입증력이 높아 법적 분쟁을 예방할 수 있다.
외국인 투자기업의 경우, 투자 유치 과정에서 의사록공증이 요구될 가능성이 크다.

반면 법인 규모가 작거나 특별한 사항이 없을 경우, 주주총회의사록공증은 법적 의무 사항이 아니라 선택사항이 될 수도 있다.

주주총회의사록공증 절차

실제 공증 절차는 다음과 같은 단계로 진행된다.

주주총회 개최: 의결이 필요한 사항에 대해 주주총회를 소집하고 회의를 개최해야 한다.
의사록 작성: 회의 결과를 기록한 의사록을 작성해야 한다. 의사록에는 의결 내용, 참석자, 의결 방법 등의 필수 사항이 기재되어야 한다.
공증사무소 방문: 작성된 의사록을 가지고 공증사무소에 방문하여 공증을 신청해야 한다.
공증 절차 수행: 공증인은 의사록의 진정성 및 법적 요건 충족 여부를 검토하고 공증을 진행한다.
공증 완료 및 서류 수령: 공증이 완료되면 공증받은 의사록을 수령하고 이를 보관한다.

필요 서류

주주총회의사록공증을 위해 준비해야 할 서류는 다음과 같다.

구분	필요 서류
필수 서류	주주총회의사록 원본
	법인 등기사항전부증명서
	법인 인감증명서
	주주명부
공증 시 추가 서류	대표이사 신분증 사본
	공증 위임장(대리인 신청 시)